Registro de actividades de tratamiento: qué sustituye a los antiguos ficheros LOPD
El registro de actividades de tratamiento es el sistema actual de documentación interna; desde 2018 ya no existe la obligación de inscribir ficheros de datos personales en la AEPD.
El RGPD sustituyó aquel sistema por un modelo de responsabilidad activa en el que responsables y encargados documentan sus tratamientos mediante el Registro de Actividades de Tratamiento.
La inscripción de ficheros en la AEPD dejó de ser obligatoria el 25 de mayo de 2018. Mantener una página que enseñe a “dar de alta ficheros LOPD” como trámite actual sería información obsoleta.
Registro de actividades de tratamiento: qué cambió frente a los ficheros LOPD
La AEPD confirma que con la aplicación efectiva del RGPD desapareció la obligación de notificar e inscribir ficheros ante la Agencia.
El nuevo modelo exige documentar los tratamientos que realiza la organización. El RAT es un documento interno que identifica y describe esas actividades de tratamiento.
En una consulta de psicología, esta documentación debe reflejar los tratamientos reales de datos personales que se llevan a cabo.
Qué debe documentar un RAT
Finalidades
Para qué se tratan los datos personales en cada actividad.
Datos e interesados
Qué categorías de personas y datos están implicadas.
Destinatarios y seguridad
Cesiones, transferencias, conservación y medidas de seguridad cuando proceda.
El registro debe reflejar la operativa real
No es suficiente descargar una plantilla genérica y guardarla sin revisar. El RAT debe corresponder con los tratamientos que realmente realiza la consulta.
La gestión de pacientes, facturación, contacto, proveedores o personal pueden constituir tratamientos distintos y deben analizarse conforme a la actividad real.
El RAT se mantiene internamente y debe poder ponerse a disposición de la autoridad de control si esta lo requiere.
Cuándo debes actualizar el Registro de Actividades de Tratamiento
El registro de actividades de tratamiento no es un documento que se prepara una sola vez y se archiva indefinidamente. Debe reflejar cómo trata realmente los datos la consulta en cada momento.
Conviene revisarlo cuando incorporas una nueva herramienta clínica o administrativa, cambias de proveedor, modificas las finalidades del tratamiento, aparecen nuevos destinatarios o cambian los plazos de conservación. También debe mantenerse alineado con la información que reciben pacientes y demás personas interesadas.
Esta revisión periódica permite detectar incoherencias entre la documentación y la práctica real, que es uno de los puntos centrales del principio de responsabilidad proactiva del RGPD.
Revisa tu Registro de Actividades
He eliminado cualquier referencia interna a la antigua obligación de registrar ficheros en la AEPD.
He identificado los tratamientos reales que realiza mi consulta.
El RAT contiene la información mínima exigida por el RGPD.
Mantengo el documento actualizado cuando cambia la operativa.
Preguntas frecuentes sobre el Registro de Actividades de Tratamiento
¿Tengo que inscribir mis ficheros en la AEPD?
No. La AEPD indica que esa obligación desapareció el 25 de mayo de 2018.
¿Qué sustituye a la inscripción de ficheros?
El Registro de Actividades de Tratamiento documenta internamente los tratamientos de datos personales.
¿Tengo que enviar el RAT a la AEPD?
No es un alta previa ante la Agencia. Debe mantenerse disponible para la autoridad de control cuando sea requerido.
¿Una plantilla estándar es suficiente?
Debe reflejar los tratamientos reales de la organización, por lo que una plantilla necesita adaptarse a la actividad concreta.
Comprueba siempre la información vigente
Esta guía resume el requisito. Contrasta tu situación con la norma y el organismo competente.