La Única Guía de Facturación para Psicólogos [+ modelo de Factura]

imagen artículo factura psicólogo

¿Qué es una factura? ¿qué debe contener la factura de un psicólogo en España? Una de las claves fundamentales a la hora de montar una consulta de psicología es la facturación. Cada vez que nos pagan tenemos la obligación de hacer una factura, pero no siempre es fácil saber que incluir en dicha factura. Por esta razón, has de tener claro qué es una factura y qué elementos mínimos debe contener. En esta guía de facturación para psicólogos/as aprenderás paso a paso como realizar las facturas de tu consulta de psicología.


Llegó el momento de emprender en psicología, llegó el momento de atender a tus primeros pacientes y llegó el momento de facturar por las consultas que has realizado.

Tanta formación en psicología, tantos conocimientos sobre técnicas y herramientas, y a nadie se le ocurre enseñarte cómo hacer una simple factura ni en la carrera ni en los master. Y es verdad que el ámbito de actuación de los psicólogos es realmente amplio, pero precisamente el jurídico-legal suele ser uno de nuestros puntos flacos.

Si tienes una consulta de psicología, tienes un negocio / empresa y te guste o no, para que funcione, has de conocer las claves fundamentales de la empresa, y una de ellas es la facturación. La buena noticia es que hay asesores y gestores que te pueden ayudar a elaborar tus facturas. No obstante, espero que con esta guía seas capaz de elaborarlas tu mismo/a.

Es cierto que muchos psicólogos/as, optan en un principio por atender sin darse de alta en autónomos, sin darse de alta en el censo de la AEAT y por tanto, optan por no facturar. No soy quien para juzgar esta práctica, pero si que es mi deber informarte de que esa práctica es ilegal y que si realizas una actividad económica de forma regular estás en la obligación de cumplir una serie de requisitos legales.

Qué hacer, qué poner y qué no poner en la factura, cómo hacer una factura, cómo es la factura de un psicólogo autónomo, qué es el IVA, qué es el IRPF, qué datos se deben incluir en la factura…

No te agobies…

Empezaré por el principio…

¿Qué es una Factura?

Una factura es un documento de carácter mercantil que demuestra que un cliente (persona física, autónomo o empresa) te ha comprado un producto o ha pagado por un servicio y en el que se incluye toda la información de dicha operación.

Si quieres saber más sobre Facturación –> Descarga el Reglamento por el que se regulan las Obligaciones de Facturación

¿Cómo hago una factura y qué debe contener la factura de un psicólogo?

Debes tener muy claro cuáles son los datos necesarios e imprescindibles que deben aparecer en tu factura. Por tanto, para hacer una factura si eres psicólogo/a debes tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. La Palabra Factura

Parece una chorrada, pero lo primero que debes hacer es añadir un cabecero que ponga claramente y sin lugar a dudas, la palabra factura.

2. Logo o Imagen de tu Empresa

No es obligatorio incluir el logo o la imagen identificativa de tu empresa, pero no estaría de más que lo incluyeses.

¿Por qué? Porque así resultará mucho más fácil de identificar y no quedará ninguna duda de que es tuya. Además, si te has gastado dinero en el diseño de una imagen corporativa creo que sería buena idea rentabilizarla.

3. Número y Fecha de Expedición correlativos

Bien. Este tema es fundamental. Ultrafundamental.

Vamos paso a paso.

El Número

Las facturas deben tener un número que las organice y clasifique. De este modo, la primera factura que emitas será la 1, luego la 2, la 3, etc.

Se que parece una tontería pero es muy importante que sigas esto a rajatabla.

Existen muchas formas de clasificarlas por número, pero yo te propongo estas dos:

Desde el 1 hasta el Infinito: se trata de que sigas un orden numérico absoluto. De esta forma:

La primera factura que emitas en tu vida será la 1, la siguiente la 2, la 3, la 4…. y asi hasta que te jubiles y tengas las 1456.

La factura 1 en cada año: se trata de que sigas un orden de 1 a X, pero empezando en el 1 cada año. De esta forma:

La primera factura que emitas será la 1/2016, la segunda la 2/2016, etc.

Una vez comience un nuevo año, comienzas de nuevo la numeración: 1/2017, 2/2017, 3/2017, etc.

La Fecha

Independientemente del sistema numérico que uses para facturar, cada factura debe llevar una fecha. Y aqui es donde viene la clave del asunto.

La fecha de la factura debe ser correlativa con el número de la misma y no debe haber saltos entre ellas

Seguro que te preguntarás: Jorge, ¿qué c****es quiere decir esto?

Significa dos cosas:

A- Que la factura 1 no puede tener una fecha posterior a la factura 2. Que la 2 no puede tener una fecha posterior a la factura 3, etc.

Ejemplo Erróneo:

1 (15 de agosto de 2016),

2 (13 de agosto de 2016),

3 (1 de agosto de 2016)…

Ejemplo Correcto:

1 (15 de agosto de 2016),

2 (16 de agosto de 2016),

3 (17 de agosto de 2016)…

*Nota: ten en cuenta que en un mismo día se pueden emitir muchas facturas. Si ese es tu caso el ejemplo correcto quedaría así:

Ejemplo correcto por horas:

1 (15 de agosto de 2016 a las 14:00),

2 (15 de agosto de 2016 a las 15:00),

3 (15 de agosto a las 18:00)…

B- Que a la factura 1 le sigue la 2, luego la 3, luego la 4, etc. sin saltos en la numeración.

Ejemplo Erróneo: 1, 5, 6, 7, 10, 11, 15…

Ejemplo Correcto: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8…

4. El Emisor/a de la Factura: Tú

Tú eres quien lleva a cabo el servicio y por tanto, tú eres quien emite la factura a tu cliente. Siempre, siempre, siempre, siempre que vayas a facturar necesitarás como mínimo estos datos: nombre y apellidos, dirección (con población, CP y provincia) y DNI/NIF.

Nombre y Apellidos (o Razón Social)

La mayor parte de los psicólogos/as, sobre todo cuando empiezan a ejercer, son autónomos. Es cierto que a veces uno o varios psicólogos/as se constituyen como sociedad, aunque es menos habitual.

Por tanto, lo primero que debes incluir en los datos de la factura es tu Nombre y Apellidos.

Si tienes una sociedad debes usar la Razón Social, que es el nombre único y exclusivo dentro del territorio nacional que reciben las sociedades para fines jurídicos o administrativos. Es decir, el “nombre oficial” de tu empresa. Por ejemplo: Pepito Psicólogos, SCP; Sociedad de Psicólogos Molones, SL; o como se llame.

Domicilio Fiscal (Tu dirección a efectos de notificación)

El día que te fuiste a dar de alta en Autónomos y en Hacienda diste una dirección (si alguien lo hizo por ti, en el resguardo del alta debe constar) a efectos de notificación administrativa y tributaria. Esa es la dirección que debe constar en la factura.

Ten en cuenta que en el domicilio debes incluir la población, el código postal de esa población y la provincia en la que se encuentra esa población. Por ejemplo: C/ Sueca, 34, Puerta 7 – 46006 Valencia (Valencia).

Número de Identificación Fiscal (NIF)

Otro dato fundamental que debes incluir es tu NIF. ¿Y de dónde sale el NIF?

El Número de Identificación Fiscal es el DNI con la letra y sirve como identificación a efectos fiscales.

En el caso de las empresas, el NIF está formado por una letra (que varía en función del tipo de empresa) y 8 números (también se conoce como CIF).

Si eres extranjero con residencia en España has de usar el NIE.

Por tanto, en tu factura, habrás de poner tu DNI con la letra (que no se te olvide la letra). Por ejemplo: 12.34.56.78-H

imagen factura psicólogo 1

5. El Receptor de la Factura: tu Cliente

El receptor es tu cliente, que puede ser una persona que va a terapia, un autónomo al que, por ejemplo, le das una formación (otro psicólogo/a, un peluquero/a, etc.) o una empresa a la que prestas tus servicios (formación para empleados o selección de personal, por ejemplo).

Si es una persona física: debe incluir su nombre y apellidos, su dirección (con población, CP y provincia) y su DNI. Este es el caso de tus pacientes a los que facturas por la terapia, por ejemplo.

Si es un autónomo: debe incluir su nombre y apellidos, su domicilio fiscal (con población, CP y provincia) y su NIF. Este es el caso de una psicóloga para la que impartes un taller de habilidades terapéuticas, por ejemplo.

Si es una empresa: debe incluir la razón social, su domicilio fiscal (con población, CP y provincia) y su CIF.imagen factura psicólogo 2

6. Descripción de los Servicios

Una vez hayas completado tus datos y los de tu cliente llega el momento de que especifiques el motivo por el cual se emite esa factura. Es decir, una descripción de los servicios que has realizado para ese cliente.

Puede que hayas realizado un sólo servicio o puede que hayas realizado varios diferentes.

Por ejemplo: que hayas realizado terapia, luego le hayas dado un taller y a continuación un servicio de orientación escolar para su hija. Habrás de especificarlo como si tuvieses 3 servicios diferentes.

Descripción breve del servicio que has realizado: se trata de que incluyas un texto en el que expliques o resumas el motivo de la factura o el servicio que has realizado.

Por ejemplo: “Consulta”, “Terapia”, “Sesión”, etc.

*Nota: ten en cuenta la LOPD y no pongas ningún dato relevante sobre el proceso de terapia como “terapia por que su madre estaba enferma” o “consultas por que su marido le es infiel”. Cíñete a explicar el servicio realizado. En el caso de que un taller o un servicio tenga un nombre concreto, puedes ponerlo entre comillas para especificar que es el nombre del servicio y no un dato que debería estar protegido.

Cantidad de Veces que has realizado ese servicio: se refiere al número de veces que has realizado ese servicio para ese cliente. Es decir, cuántas sesiones, terapias o lo que sea, llevaste a cabo.

Precio Unitario del servicio: cuál es el precio de cada una de esas terapias, sesiones, talleres, etc.

Subtotal: es el resultado de multiplicar “cantidad de veces que realizas el servicio x precio del servicio”.imagen factura psicólogo 3

7. Calcular el Total de la Factura

¡Pues llegó la parte complicada! La parte de la factura en la que aparecen la mayor parte de las dudas, los errores y los problemas.

¿Te suenan de algo los términos base imponible, el IVA o el IRPF? Si la respuesta es que si, ¡genial! Ya tienes el trabajo hecho. Si la respuesta es que no, ¡genial también! Porque para eso estás aquí, para aprender.

Recuerdo que la primera vez que alguien me habló de IVA, no sabía ni a que se refería. Yo que sabía si tenía que aplicar IVA, si tenía que ponerlo reducido o superreducido o cuál era el IRPF que me correspondía.

El caso es que con el tiempo fue aprendiendo y descubrí que para los psicólogos, en principio, no es un trámite muy complejo. Ahora verás por qué.

Base Imponible

La base imponible es el precio del servicio sin los impuestos derivados de la prestación de ese servicio.

Por ejemplo: si un servicio vale 500 € + IVA, la base imponible serán esos 500€.

IVA

El IVA o Impuesto sobre el Valor Añadido es un impuesto que deben pagar los consumidores al Estado por el uso de un determinado servicio o por la adquisición de un bien.

Ahora bien, existen ciertas profesiones o actividades que están exentas de IVA.

¿Qué significa que están exentas de IVA? Significa que no hay que aplicarles IVA (0%).

Entre estas actividades exentas, se encuentra la psicología y para ser más exacto, en el artículo 20.Uno de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido se contemplan varias aspectos que te pueden resultar útiles:

Punto 3º: La asistencia a personas físicas por profesionales médicos o sanitarios como una de las actividades exentas de IVA y por tanto, todo lo que cumpla con esta premisa tendrá un 0% de IVA.

Dentro de esta definición entraría la terapia individual, la terapia de grupo, las formaciones de carácter terapéutico (sería como una terapia en forma de taller, por ejemplo), etc.

Punto 9º: La educación de la infancia y de la juventud, (…), la enseñanza escolar, universitaria y de postgraduados, la enseñanza de idiomas y la formación y reciclaje profesional, realizadas por Entidades de derecho público o entidades privadas autorizadas para el ejercicio de dichas actividades, también se incluyen como actividades exentas de IVA.

Si realizas cualquiera de estas actividades el IVA que te corresponde es 0% y por tanto, habrás de añadir en tu factura esto: “Exento de IVA de acuerdo al artículo 20.Uno de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido”, para dejar constancia de tal exención.

Si realizas otro tipo de actividades que no se contemplen en dicha ley como exentas de IVA, habrás de aplicar el IVA y por tanto, aplicar el % que te corresponda para la actividad que realices. No dudes en contactar conmigo si necesitas que te recomiende alguna asesoría de confianza.

IRPF

El IRPF o Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas es un impuesto que pagan todos los residentes en España y que varía en función del dinero que gana una persona (cuanto más gana, más porcentaje paga, hasta un límite).

Tienes que saber que no todas las facturas tienen que estar sujetas a una retención (se le llama retención cuando se aplica un % de IRPF). Solamente habrás de añadir IRPF en el siguiente caso:

Sólo cuando factures a un autónomo o a una empresa habrás de aplicar retención a la factura. Esa retención habrá de depositarla en Hacienda el autónomo o la empresa que te haya contratado y pagado.

Recuerda esto: “El que paga, es el que tiene que retener y depositar el IRPF“. En este caso, como eres tú quien realiza la factura, no has de depositarlo ni de retenerlo.

Por otro lado, es importante que sepas cual es el % de IRPF que te corresponde aplicar a ti. Para saberlo has de tener en cuenta lo siguiente:

Te corresponde aplicar un 15% de IRPF salvo que acabes de iniciar tu actividad profesional, en cuyo caso te corresponde un 7% durante ese año (si empezaste en diciembre, el año acaba pasado 1 mes) y los dos años siguientes, siempre y cuando no hubieran ejercido actividad profesional alguna en el año anterior a la fecha de inicio de la actividad.

Circunstancias normales: 15% de IRPF.

Inicio de Actividad: 7% de IRPF (durante ese año y dos más).

Si tienes que aplicar un 7% de retención habrás de añadir a tu factura esto: “IRPF del 7% de acuerdo a la Ley IRPF art. 101.5 y RIRPF art. 95.1“, dado que existe obligación de comunicar al pagador dicha reducción del IRPF.

Para más información puedes leer:

Artículo 95.1 del Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas

Artículo 101.5 apartado a de la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas

Descuento

Puedes aplicar un % de descuento a tu factura si así lo decides.

Total de la Factura

Importe definitivo de la factura. Es lo que tu ganas una vez hayas aplicado impuestos y demás.

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8. La Ley de Protección de Datos

La última parte de la factura tiene que ver con la Ley de Protección de Datos.

Suele pasar desapercibida, pero créeme cuando te digo que es una de las partes más importantes de la factura.

Lo que ocurre es lo siguiente.

En la factura se incluyen datos de una persona (o de una empresa) que serán cedidos a terceros (Hacienda y/o la Seguridad Social) y por tanto, tienes la obligación de informar a tu cliente de tal eventualidad.

Por tanto, al final de tu factura habrás de incluir una cláusula de protección de datos que contenga la siguiente información:

  • Mencióna a la Ley que rige la Protección de Datos de Carácter Personal (1).
  • Inforamr de que los datos serán incluidos en un fichero (2).
  • Titularidad del fichero (quien es el responsable del fichero) (3).
  • Uso que se le va a dar a los datos (4)
  • Listado de derechos del cliente (5)
  • Cómo y dónde ejercer esos derechos (6)

Este podría ser un ejemplo de claúsula de Protección de Datos:

De acuerdo con lo establecido por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (1), le informamos que sus datos serán incluidos en un fichero (2) del que es titular EL NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL FICHERO (3) y podrán ser utilizados para prestarle el servicio solicitado, la gestión fiscal, contable y administrativa de la Empresa, así como el envío de información comercial sobre nuestros productos y servicios (4). Le informamos además que podrá ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (5) en EL DOMICILIO DEL RESPONSABLE DEL FICHERO (6).

*Nota: el texto de los puntos 3 y 6 lo tienes que sustituir por el nombre del responsable del fichero y por la dirección del msimo. Estos datos los obtendrás una vez inscribas tus ficheros en la AGPD.

Preguntas y Respuestas habituales sobre facturación

He pensado que quizás te surjan algunas dudas a la hora de facturar y por eso he querido añadir esta sección de preguntas y respuestas habituales en las que se incluyen aspectos complementarios a los que leiste en el artículo.

¿Cuándo tengo que hacer una factura?

Siempre que haya una operación de compraventa o la prestación de un servicio, debes dejar constancia de tal operación mediante una factura.

¿Qué pasa si tengo algunas facturas con IVA y otras sin él?

Si te ocurre esto habrás de hacer algo que se conoce como “Prorratear”. Dicho de otra forma, como algunas facturas tienen iva y otras no, has de hacer una especie de “media”. No obstante, si este es tu caso contacta conmigo y te recomendaré un asesor de confianza para que te ayude con este asunto.

¿Tengo que estar dado de alta en Autónomos para emitir una factura?

No. Has de facturar aunque no estés dado de alta y declarar tus ingresos en Hacienda. Si tu actividad es puntutal no tienes obigación de darte de alta en autónomos, pero si de declarar tus ingresos.

Imagina que solo haces un taller en un año. Esa actividad es puntual y por tanto no existe obligación de darte de alta en autónomos. Sin embargo, ese dinero debe ser declarado.

¿Dónde y cuándo tengo que presentar mis facturas?

Lo normal en un autónomo es hacer una declaración de ingresos y gastos cada 3 meses. Ese debería ser el momento de presentar tus rendimientos. Las facturas son documentos que dan constancia de tales ingresos y gastos.

¿Las tengo que presentar en papel o puedo usar otro formato?

Puedes tenerlas en papel, en tu ordenador, en un programa de facturación… Lo que has de declarar a Hacienda son las cuentas de ingresos y gastos. Por tanto, las facturas son documentos que darán constancia de que toda la información sobre tus cuentas que le das a Hacienda es veraz. Guárdalas a buen recaudo por si te hiciesen falta.

¿Si no me pagan y ya emití la factura?

En caso de que un paciente no te pague inicia un procedimiento judicial sencillo (conocido como procedimiento monitorio) para trasladar al juzgado el impago y que de esta forma, puedas poner ese impago como un gasto en tu declaración trimestral. De esta forma, no contará como ingreso en tus cuentas.

¿Puedo poner más de un cliente en una misma factura?

Un cliente, una factura. Lo que si que puede hacer es una factura que recopile todas las sesiones de terapia de un mismo paciente / cliente (factura recapitulativa).

Plantilla de Factura para Psicólogos

Aquí tienes el Modelo de Factura para Psicólogos que te prometía en el título del artículo. Para descargar esta plantilla y todas las demás DESCARGAS GRATUITAS, pulsa sobre la imagen para suscribirte a Psiky. Si ya estás suscrito, accede al enlace que recibiste al suscribirte.

miniatura plantilla factura psicólogos


¿Tienes alguna duda o sugerencia o hay alguna pregunta que no haya incluido en este artículo y no entiendes como se me ha podido olvidar? Déjame un comentario en este mismo post y te prometo que te responderé cuanto antes.

Si te ha gustado esta artículo te agradecería que la compartieras en las redes sociales con tus colegas psicólog@s. Gracias de antemano 🙂

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Acerca de Jorge Fresco

¡Hola! Soy Jorge Fresco y soy psicólogo y ejerzo la psicología desde hace más de 6 años, soy experto en formación para psicólogos y especialista en marketing digital. Si eres psicólogo/a te ayudaré a emprender, a formarte de una manera más práctica y a convertir el marketing en un gran aliado para que consigas clientes

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11 comentarios de “La Única Guía de Facturación para Psicólogos [+ modelo de Factura]

  1. Pingback: Emprender en Psicología: 9 Errores que no debes cometer | Jorge Fresco

  2. Violeta dice:

    Hola, es muy interesante el artículo.
    Ando bastante perdidilla en esto y me gustaría saber:
    1. De donde se obtiene el modelo que hay que presentar
    2. ¿Es obligatorio acudir a Hacienda para presentar dicho modelo, o se puede hacer vía internet?

    Muchas gracias!

    • Jorge Fresco dice:

      Hola Violeta! Muchas gracias por tu comentario y por tus palabras :). En cuanto a tus preguntas, necesito saber un dato para poder responderte. ¿A qué modelo te refieres? ¿Al de la declaración trimestral? Si es así, te comento lo siguiente:

      – El modelo que necesitas es el 130 o el 131. En este enlace puedes ver como rellenarlo: CÓMO CUMPLIMENTAR EL 130
      – Lo puedes rellenar online aquí desde aquí: MODELO 130 DE HACIENDA
      – Para presentarlo, puedes hacerlo ONLINE (si tienes certificado digital) o presencial (si no tienes certificado).
      – Para obtener el certificado digital, puedes ir aquí: HACER EL CERTIFICADO DIGITAL

      Por último, en este enlace puedes ver una explicación muy buena sobre cómo presentar el MODELO 130 CÓMO PRESENTAR EL MODELO 130

      Espero haberte ayudado Violeta y de nuevo, muchas gracias por comentar.

    • Jorge Fresco dice:

      Hola Álvaro! Muchas gracias por comentar y muchas gracias también por tus palabras. Me alegra que te haya resultado práctico y si lo has podido aplicar en tu día a día, mejor todavía.

      Sin más, un saludo y muchas gracias por comentar.

    • Jorge Fresco dice:

      Hola Aintzane. Antes de nada, muchas gracias por tu comentario. Me alegra poder resultarte útil y por supuesto, un placer tenerte por aquí. De nuevo, muchas gracias por tu comentario. Feliz día 🙂

  3. Javier dice:

    Hola Jorge:

    Muy interesante tu artículo. Hace unos meses escribí algo parecido para el programa de facturación para el que trabajo, sobre modelos de factura para psicólogos.

    Me ha llamado la atención lo que señalas sobre la Ley de Protección de Datos. Se me pasó ese aspecto. Así que lo tendré en cuenta para futuras modificaciones. ¡Muchas gracias!

    Un saludo,
    Javier

    • Jorge Fresco dice:

      Hola Javier! Muchas gracias por tu comentario y por tus palabras. El tema de la Ley de Protección de Datos es un tema fundamental para psicólogos ya que trabajamos con información muy sensible y lo cierto es que, en muchas ocasiones se nos olvida de incluirlo en facturas, informes, mails, etc. Me alegra haberte servido de ayuda para mejorar tu artículo. De nuevo, gracias por comentar y feliz día.

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